Nr. 9 Erhebungsbogen zur Kirchlichen Statistik für das Jahr 2010
Das Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz bittet auch in diesem Jahr alle Pfarreien um die Zahlen zur Kirchlichen Statistik für das Jahr 2010 in Form eines Erhebungsbogens. Dieser Erhebungsbogen steht wieder als "Erhebungsbogen-Online" zum Ausfüllen im Internet bereit. Dazu starten Sie das Meldewesensystem "e-mip" (www.e-mip.de). Nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten werden Sie zum "Erhebungsbogen-Online" geleitet.
Zu berücksichtigen sind alle Zahlen aus dem Jahr 2010, die auf dem Gebiet des ehemaligen Gemeindeverbundes und der heutigen neuen Pfarrei angefallen sind. Die Katholikenzahl der Pfarrei ist bereits im Erhebungsbogen eingetragen und stammt aus dem Meldewesen.
Wir bitten die Pfarrer die statistischen Zahlen zusammenzutragen, den Erhebungsbogen Online auszufüllen und nach Abschluss freizugeben. Der Ausdruck und der Versand des Bogens an das Ordinariat entfallen bei diesem Verfahren.
Der Termin für die Erledigung ist spätestens der 31. Januar 2010. Wir bitten dringend um Beachtung dieses Termins damit wir als Bistum nach den nötigen Abschlussarbeiten bis spätestens zum 28. Februar 2010 – wie auf dem Erhebungsbogen angegeben- die gesamte Statistik an das Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz übergeben können.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Romba, Telefon (0391) 59 61-172.
Nr. 10 Rechnungslegung der Kirchengemeinden und Einrichtungen der Kirchen- gemeinden des Bistums Magdeburg für das Jahr 2010
Entsprechend den Vorschriften der Dienstanweisung für die Verwaltung des Kirchvermögens haben die Kirchengemeinden und die in ihrer Trägerschaft befindlichen Einrichtungen (Kindergärten, Horte, Friedhöfe, Altenheime, Caritaseinrichtungen, Stiftungen und ggf. Betriebe gewerblicher Art = BgA´s z.B. Betreiber v. Photovoltaikanlagen)] alle im Kalenderjahr erzielten Einnahmen und Ausgaben in Form einer Haushaltsrechnung nachzuweisen.
Einrichtungen, die der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) unterliegen, reichen den letzten testierten Jahresabschluss ein.
Die Kirchengemeinden und Einrichtungen, die ihre Geschäftsvorfälle per EDV erfassen, können die Haushaltsrechnung in Form der entsprechenden Berichte Zusammenfassung (Einnahmen/Ausgaben nach Kategorien)
Bericht Kategorien aufgegliedert (Einzelbuchungen je Kategorie)
Kontenbestände (Konten- und Kassenbestände unter Anfügung der letzten Konten- und Kassenbuchauszüge per Jahresultimo) oder durch einen bilanziellen Jahresabschluss einreichen.
Die Einreichung kann per Datenexport, mittels Datenträger (Diskette, CD) oder als E-Mail erfolgen. Die per EDV erstellten Haushaltsrechnungen können ohne Einzelbelege eingereicht werden. Sie sind nur um das Rechnungsdeckblatt (bitte zweifach einreichen) mit den Unterschriften des Kirchenvorstandsvorsitzenden und zwei weiterer Verwaltungsausschussmitglieder inkl. Siegel zu ergänzen.
Einreichungstermin: Die Haushaltsrechnungen 2010 sind der Revision bis zum 15. März 2011 vorzulegen. Der Termin ist unbedingt einzuhalten, da die Daten für den Bistumskennzahlenvergleich benötigt werden.
Nr. 11 Ablage von Schrift- und Dokumentationsgut in den Pfarreien des Bistums Magdeburg
Mit Errichtung der neuen Pfarreien stehen auch neue Aufgaben der Pfarrverwaltung an. Für die Registratur im Pfarrbüro gilt nach wie vor: Akten sind so abzulegen, dass die Beteiligten vor Ort und auch potentielle Nachfolger im Pfarramt die angewandte Ordnung unschwer nutzen und pflegen können. Deshalb muss es in allen Pfarreien einen Aktenplan geben, der es jederzeit ermöglicht, einen Vorgang ausfindig zu machen.
Zur Erleichterung dieser Arbeit wird allen Pfarreien nun ein neuer Aktenplan zur Nutzung empfohlen: der „Rahmen-Aktenplan für die Pfarr-Registraturen im Bistum Magdeburg“. Dieser Plan wird den Pfarreien umgehend zugesandt; er ist parallel dazu auch im Extranet abrufbar. Gern geben die Mitarbeiter des Bischöflichen Ordinariats dazu auch unterstützende Hinweise.
